Co wpływa na pomyślny wynik spotkania biznesowego z klientem?

Niezwykle istotnym elementem każdego biznesu są spotkania. To właśnie podczas rozmów z klientami, ale także współpracownikami i partnerami biznesowymi, omawiane są strategie rozwoju firmy, planowane kolejne inwestycje oraz projekty, podejmowane ważne decyzje, a czasem rozwiązywane bywają różne problemy. Spotkania pełnią więc funkcję najskuteczniejszego narzędzia komunikacji. Aby osiągnąć zamierzony rezultat, nie wystarczy jednak umówić się na spotkanie z klientem i odbyć je bez wcześniejszego przygotowania. Należy najpierw przemyśleć przebieg spotkania, zastanowić się dokładnie, jakie tematy będą na nim poruszane, a także wybrać odpowiednie miejsce, w którym ma się ono odbyć. 

 

Na co zwracać szczególną uwagę, przygotowując spotkanie biznesowe?


1. Określ cel spotkania.
Przede wszystkim należy zastanowić się, dlaczego organizowane jest spotkanie. Z jakiego powodu spotykasz się z klientem? Następnie przemyśl, co jest jego celem i jaki rezultat chcesz osiągnąć. Kiedy uświadomisz sobie, po co właściwie masz spotkać się z klientem, o wiele łatwiej będzie zaplanować rozmowę i przemyśleć, jakie wątki mają się w niej pojawić. Precyzyjne określenie celu pozwoli również uniknąć zbyt rozwlekłych i prowadzących donikąd rozmów, dzięki czemu spotkanie będzie maksymalnie efektywne.

2. Przemyśl, kto powinien uczestniczyć w spotkaniu.
Zastanów się, bez kogo takie spotkanie nie może się odbyć. Staraj się ograniczyć liczbę uczestników, bo im więcej osób będzie zaangażowanych w spotkanie biznesowe, tym trudniej będzie skupić się na celu i osiągnąć zamierzone rezultaty. Dowiedziono, że najlepsze efekty uzyskuje się podczas spotkań biznesowych, w których uczestniczy maksymalnie 5 do 8 osób.

3. Zastanów się, jakie tematy zostaną poruszone.
Przed spotkaniem najlepiej zapisać sobie na kartce wszystkie tematy i wątki, które chcemy poruszyć. Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie rozmowy od najpilniejszych spraw, a następnie przechodzenie kolejno do mniej istotnych kwestii. Dzięki temu mamy pewność, że najważniejsze tematy zostaną dokładnie omówione.

4. Wybierz odpowiednie miejsce, w którym zorganizujesz spotkanie.
Wybór odpowiedniego miejsca jest niezwykle ważny. Powinno ono przede wszystkim umożliwiać prowadzenie swobodnej rozmowy w przyjaznej atmosferze. Doskonałym pomysłem jest zaproszenie klienta do oryginalnej restauracji w Gdańsku znajdującej się ponad dachami tej metropolii. Taras widokowy umiejscowiony w samym centrum miasta to wymarzone miejsce na przeprowadzenie udanego spotkania z klientem! Widoki, które się z niego rozpościerają, zapierają dech w piersiach, a menu funkcjonującej tam restauracji zachwyci nawet najbardziej wybredne podniebienia. Można napić się tu aromatycznej kawy, zjeść doskonały lunch, a następnie zaznać prawdziwej rozkoszy, kosztując cudownych deserów. Taras jest oszklony, więc niezależnie od panującej na zewnątrz pogody, możesz chłonąć otaczające Cię widoki. Wnętrza zostały urządzone w stylu Art Nouveau i wypełnione roślinnością, dzięki czemu spędzanie w nich czasu to czysta przyjemność. Atrakcyjne otoczenie z pewnością wpłynie na pozytywny wynik każdego spotkania.

5. Bądź punktualny.
Bardzo ważne jest zrobienie dobrego wrażenia, dlatego na spotkanie biznesowe z klientem należy przybyć punktualnie, a najlepiej trochę przed czasem. Dzięki temu klient nie będzie musiał na Ciebie czekać, co będzie dla niego jednoznacznym sygnałem, że osoba, z którą się umówił, szanuje jego czas i jest wiarygodna.